جهت انتخاب اسکنر سند مورد نیاز خیلی راحت با داشتن اطلاعات زیر برای اسناد موجود و اسنادی که در آینده اضافه می شوند می توان اسکنر دلخواه را انتخاب نمود .

سایز اسناد - paper size

چنانچه بیش از 5% اسناد A3 باشند بهتر است اسکنر A3 انتخاب شود .

یکرو و دورو بودن سند - Simplex or Duplex

اگر بیش از 5 % اسناد دورو هستند ، اسکنر دورو انتخاب فرمایید .

تعداد اسناد روزانه -Daily Throughput

اسنادی که از قبل موجود هستند و تعداد اسکن روزانه در بروشور اسکنرها آمده و مبنای محاسبه جهت عمر مفید اسکنر طبق فرمول زیر می باشد .

تعداد اسکن روزانه X  365 X عمر مفید اسکنر = 5سال

این بدان معنا نیست که اسکنر بعد از 5 سال بلااستفاده خواهد شد ، بلکه عمر مفید آن تمام شده و اسکنر ممکن است نیاز به تعویض قطعات داشته با شد .

اگر اسناد از قبل بایگانی شده اند ، باید مدت زمان موردنظر را برای اسکن تمام اسناد بایگانی معین نمود تا تعداد اسکن روزانه مشخص گردد.

سیستم تغذیه اتوماتیک با یا بدون سیستم اسکن مسطح  ADF scanner or ADF + Flatbed

بررسی شود آیا احتیاج به سیستم اسکن مسطح (Flat) لازم است و یا فقط اسکنر دارای  Feeder باشد . اسکنرهای اسناد در دو رده ساخته می شوند ، Feeder + Flat و یا فقط Feeder ،سیستم اسکن مسطح (flat) برای اسکن کتاب ، مجله و یا اسناد لاک و مهر شده ساخته شده که امکان جدا کردن اسناد آنها نمی باشد .

شایان ذکر است که برخی از سازندگان مثل Kodak, Avision اقدام به ارایه سیستم اسکن مسطح به صورت جداگانه و انتخابی بر اساس نیاز مشتری نموده اند که این امر کمک شایانی جهت استفاده بهینه و صرفه جویی در هزینه ها کرده است .

دارا بودن سیستم پردازش تصویری Image Processing

دارا بودن سیستم های پردازش تصویری مثل VRS یا  Perfect page که همزمان با اسکن اسناد عمل کرده و نیاز به پردازشهای بعدی را منتفی ساخته است .

در نهایت بودجه در نظر گرفته شده برای خرید اسکنر