هزینه های پرینتر ، کپی و چندکاره خود را کاهش دهید

هزینه های پرینتر ، کپی و چندکاره خود را کاهش دهید

1396/7/7

نام نویسنده admin

اگر صورتحسابهای مربوط به تأمین مالی دفتر خود را بررسی کنید، ممکن است متوجه شوید که ماه به ماه، شارژ کارتریج بخش بزرگی از این هزینه ها را تشکیل می دهد. نمی‎توان انکار کرد که تونر یکی از ملزومات گران اما ضروری است، ولی واقعیت این است که بسیاری از دفاتر می توانند کارایی تونر پرینتر خود را بهبود ببخشند. در ادامه، پنج راه را که می تواند هزینه های تونر شما را بهتر کنترل کند و هزینه های ماهیانه تان را کاهش دهد بررسی می‎کنیم.

1 – خرید کارآمد

شما می توانید با خریداری کارتریج به صورت تعداد، انتخاب یک کارتریج با حجم بالا و یا موثرتر از همه، با خرید لوازم از طریق یک ارائه دهنده پرینت و استفاده از یک قرارداد سرویس مدیریت شده، در هزینه‎های خود صرفه جویی کنید.

2 – بهینه سازی تعداد ماشین های شما

ممکن است فکر کنید صرف نظر از اینکه یک دستگاه بزرگ یا چندین دستگاه کوچک دارید، از مقدار تونر یکسانی استفاده خواهید کرد. اما، هرچه تجهیزات چاپی شما بیشتر باشد، ریسک شما درمورد استفاده از لوازم ناکارآمد به دلیل تنوع دستگاه بالاتر است. به عنوان مثال، استفاده کارآمد از ملزومات یک دستگاه بزرگ، که توسط همه کارکنان استفاده می شود، نسبت به ماشین های کوچکتر که توسط چند کارمند به طور متناقض استفاده می شوند، به مراتب بالاتر است.

علاوه بر این، پرینترهای شخصی معمولا میزان مصرف تونر را در یک دفتر بالا می‎برند، بخشی به این علت که پرینترهای شخصی بهره‎وری کمتری دارند و بخشی دیگر به دلیل اینکه پاسخگویی کمتری وجود دارد.

در هر صورت، باز هم، به کمک یک ارائه دهنده خدمات سرویس پرینتر مناسب می توانید تعداد دستگاه موردنیاز و تخصیص آنها را بهینه سازی کنید. ارائه دهنده سرویس پرینتر با کیفیت، نیازها و دستورالعمل های پرینت مورد نیاز شما را برای تعیین مقدار مناسب ماشین آلات، و همچنین اندازه و جایگاه آنها را برای استفاده بهینه از تجهیزات و تکمیل کردن ملزومات، ارزیابی خواهد کرد. در صورت نیاز با آوند پرینتر تماس بگیرید تا مشاوره بگیرید.

3 – خرید لوازم برای انواع مختلف پرینتر

همان طور که در بالا توضیح داده شد، این مسئله تنوع پرینتر در صورتی اتفاق می افتد که چندین پرینتر و مدل‎های مختلف در دفتر شما وجود داشته باشد. هنگامی که شما چندین مدل مختلف پرینتر دارید، مقادیر درست موجودی و یا ساده سازی خرید برایتان چالش برانگیز خواهد بود زیرا شما برای چند نوع پرینتر مختلف، تونر خریداری می کنید که هر کدام نیاز به لوازم منحصر به فرد دارند. این باعث می شود کار فردی که وظیفه خریداری را به عهده دارد دشوارتر باشد، زیرا پیش بینی ملزوماتی که برای هر پرینتر در محیط کار شما مورد نیاز است تبدیل به یک چالش می‎شود. این قضیه منجر به موجودی لوازم و ملزومات بیشتر می‎شود که موجب افزایش هزینه های ماهیانه خواهد شد.

یکنواخت نگه داشتن نسبی تجهیزات چاپی، با کاهش تنوع و گوناگونی موجودی ملزومات مورد نیاز، به شما در ابتکار عمل برای صرفه جویی در هزینه‎ها کمک خواهد کرد. ارائه دهندگان خدمات مربوط به پرینتر می توانند به شما در ساده سازی انواع تجهیزات مورد نیازتان کمک کنند و یک فرآیند موثر برای شارژ و سرویس پرینتر ایجاد کنند. آنها می توانند توصیه های خود را همانطور که بالاتر اشاره شد در مورد تعداد و جایگذاری دستگاه ارائه دهند و از طریق یک برنامه خدمات چاپی مدیریت شده، می توانند بر میزان استفاده شما نظارت نموده و در صورت نیاز جایگزینی اتوماتیک تونر را انجام دهند.

4 – چند کارمند برای سفارش و نگهداری لوازم

یکی دیگر از مواردی که ممکن است در ارتباط با پرینترهای شخصی با آن روبرو شوید، کارمندانی هستند که «فقط در صورت لزوم» سفارش انجام می‎دهند و یا در هر شرایط تونرها را از قبل سفارش گرفته و آنها را روی میز خود نگاه می‎دارند. یک پرینتر مرکزی و استراتژی مؤثر برای سفارش مجدد ملزومات، این مسئله را حذف می کند و موجب صرفه جویی در هزینه شما می‎شود.

همچنین می توانید با افزایش مسئولیت و تعیین یک کارمند برای تایید و دریافت درخواست های ملزومات و مکان‎های سفارش، این موضوع را حل کنید. برای مثال، اگر پرینترهای شخصی در دفتر کار شما ضروری باشند، می توانید اپراتوری کلیدی که مسئول ذخیره و سفارش مجدد کارتریج های تونر برای کل دفتر و یا اداره است، داشته باشید.

5 – تنظیم چاپ رنگ به صورت پیش فرض

چاپ رنگی خیلی گرانتر از چاپ سیاه و سفید است. پیش فرض های پرینت را در پرینتر خود، روی مقیاس سیاه و سفید تنظیم کنید تا پرینتر شما به طور خودکار به رنگ سیاه و سفید چاپ کند و برای چاپ رنگی نیاز به لغو حالت فعلی داشته باشد. این حالت به شما اجازه می دهد تا کنترلی داخلی بر استفاده از تونر پرینتر خود داشته باشید. ارائه دهنده خدمات چاپ می تواند این کنترل را با نظارت بر استفاده از ملزوماتتان، به وسیله دستگاه افزایش دهد، که به شما این امکان را می دهد تا ببینید چگونه هر یک از کارکنان یا بخش‎های مختلف از ملزومات استفاده می کنند.

مقالات مرتبط

Support@hpcanonstar.com 021-88847087