اگر صورت حساب های مربوط به بخش حسابداری خود را بررسی کنید به این نتیجه خواهید رسید که هزینه ای بالا در برای کارتریج هایتان صرف می کنید . این موضوع که تونر یکی از ملزومات گران اما ضروری است را نمی توان انکار کرد ، اما در اصل می توان گفت که هزینه تونر دفتر کارتان را می توانید کاهش دهید . در ادامه به بررسی چند نکته که به کاهش هزینه های پرینترتان کمک می کند می پردازیم . 

می توانید با خرید کارتریج به صورت تعداد ، انتخاب یک کارتریج با حجم بالا یا از همه مهم تر و موثر تر با خرید لوازم از طریق یک ارائه دهنده پرینت و استفاده از یک قرارداد سرویس مدیریت شده در هزینه هایتان به صورت چشم گیری صرفه جویی کنید . 

ممکن است این فکر در ذهن شما پدید اید که صرف نظر از اینکه یک دستگاه بزرگ یا چندین دستگاه کوچک دارید از مقدار تونر یکسانی استفاده خواهید کرد . اما باید بدانید که هر چه تجهیزات چاپی شما بیشتر باشد ریسک شما در رابطه با استفاده زا لوازم ناکارآمد به دلیل تنوع دستگاه بالاتر است . برای مثال ، استفاده کارآمد از ملزومات یک دستگاه بزرگ ، که توسط همه کارکنان استفاده می شود ، نسبت به ماشین های کوچکتر که توسط چند کارمند به طور متناقض استفاده می شوند به مراتب بالاتر است . علاوه بر این ، پرینتر های شخصی معمولا میزان مصرف تونر را در یک دفتر بالا می برند بخشی به این علت که پرینتر های شخصی بهره وری کمتری دارند و بخشی دیگر به دلیل اینکه پاسخگویی کمتری وجود دارد . در هر صورت باز هم یک ارائه دهنده خدمات سرویس مناسب می توانید تعداد دستگاه مودر نیاز و تخصیص آن ها را بهینه سازی کنید . ارائه دهنده سرویس پرینتر با کیفیت ، نیاز ها و دستور العمل های پرینت مورد نیاز شما را برای تعیین مقدار مناسب ماشین آلات و همچنین اندازه و جایگاه آن ها را برای استفاده بهینه از تجهیزات و تکمیل کردن ملزومات ، ارزیابی خواهد کرد . 

هنگامی که شما چنیدن پرینتر مختلف دارید مقادیر درست موجودی و یا ساده سازی خرید برایتان چالش بر انگیز خواهد بود زیرا شما برای چند نوع پرینتر مختلف ، تونر خریداری می کنید که هر کدام نیاز به لوازم منحصر به فرد دارند . این باعث می شود کار فردی که وظیفه خریداری را بر عهده دارد سخت تر باشد .یکنواخت نگه داشتن نسبی تجهیزات جاپی ، با کاهش تنوع و گوناگونی موجودی ملزومات مورد نیاز ، به شما در ابتکار عمل برای صرفه جویی در هزینه ها کمک خواهد کرد . ارائه دهندگان خدمات مربوط به پرینتر می توانند به شما در ساده سازی انواع تجهیزات مورد نیازتان کمک کنند . 

یکی دیگر از مواردی که ممکن است در ارتباط با پرینتر های شخصی با آن روبه رو شوید ، کارمندانی هستند که فقط در مواقع مورد نیاز سفارش انجام می دهند و یا در هر شرایط تونر ها را از قبل سفارش گرفته و آن ها را روی میز خود نگاه می دارند . یک پرینتر مرکزی و استراتژی موثر برای سفارش مجدد ملزومات ، این مساله را حذف می کند و موجب صرفه جویی در هزینه ها می شود . همچنین می توانید با افزایش مسئولیت و تعیین یک کارمند برای تایید و دریافت درخواست های ملزومات و مکان های سفارش ، این موضوع را حل کنید . برای مثال اگر پرینتر های شخصی در دفتر کار شما ضروری باشد می توانید اپراتوری کلیدی که مسول ذخیره و سفارش مجدد کارتریج های تونر برای کل دفتر و یا اداره است ، داشته باشید.چاپ رنگی خیلی گرانتر از چاپ سیاه و سفید است . پیش فرض های پرینت را در پرینتر خود ، روی مقیاس سیاه سفید تنظیم کنید تا پرینتر شما به طور خودکار به رنگ سیاه سفید چاپ کند و برای چاپ رنگی نیاز به لغو حالت فعلی داشته باشد . این حالت به شما اجازه می دهد تا کنترلی داخلی بر استفاده از تونر پرینتر خود داشته باشید .